Vurdér din applikationsportefølje
Gennemgå et afgrænset udvalg af applikationer med ejerne, og afgør, hvilken afhængighed, risiko eller overlapning I vil undersøge først.
På denne side
Forestil dig, at økonomiafdelingen vil udskifte lønsystemet inden næste regnskabsår. En første porteføljevurdering skal vise, hvilke systemer ændringen berører, hvem der kan bekræfte afhængighederne, og hvad der skal være på plads, før I kan aftale en udfasningsdato.
Vælg de applikationer, I vil vurdere
Tag udgangspunkt i én forretningskapabilitet eller én foreslået ændring. For løn omfatter det lønsystemet, systemet, der leverer godkendte timer, og økonomisystemet, der modtager lønkladden. Find hvert system i Applications. Er du i tvivl om, hvorvidt et modul skal have sit eget kort, så se Applikationer.
Starter du med et regneark, så sammenhold de relevante rækker med det eksisterende register. Se Flyt et eksisterende landskab ind i Atlas.
Gennemgå hver applikation med ejeren
Vælg applikationens navn for at åbne kortet. Stil de samme spørgsmål for hvert system, så I kan sammenligne svarene.
| Hvad skal I afklare? | Hvor finder I svaret? |
|---|---|
| Hvem kan bekræfte oplysningerne? | Se Owner. Spørg personen, hvilken forretningsopgave systemet løser. Hvis ejeren mangler, så bed det ansvarlige team om at udpege en. |
| Hvad går i stå ved et nedbrud? | Sammenhold Criticality med en konkret konsekvens. Den lønansvarlige ved, om en dags forsinkelse vil betyde, at I overskrider betalingsfristen. |
| Hvornår kan systemet udskiftes? | Se Lifecycle og de registrerede datoer. Afklar med ejeren, om en udfasningsdato er aftalt eller stadig er et forslag. |
| Dækker systemet forretningens behov, og kan IT vedligeholde det? | Spørg forretningsejeren om manuelt ekstraarbejde og udækkede behov. Spørg den teknisk ansvarlige om support, sikkerhed og arbejdet med at gennemføre ændringer. Hold de to vurderinger adskilt. |
Når der står Editing live øverst i pilotvisningen, kan du vælge More actions og derefter Classic fact sheet. Under Overview viser TIME Assessment de registrerede vurderinger af Business Fit og Technical Fit. Hvis du har redigeringsadgang og ser Run TIME Wizard, kan du bruge den til at vurdere de forretningsmæssige og tekniske forhold. Gennemgå anbefalingen, før du vælger Confirm & Save.
Sammenhold den registrerede TIME-beslutning med den kvadrant, scorerne peger på. Et lønsystem kan eksempelvis stå som Invest, selv om Business Fit 2/10 og Technical Fit 2/10 placerer det i Eliminate. Faktaarket viser begge dele, så du kan undersøge forskellen. I Reports viser den vandrette akse Technical Fit og den lodrette Business Fit. En applikation skal have begge scorer for at blive vist som et punkt. Mangler én af dem, tæller applikationen som uvurderet i den valgte portefølje.
Følg afhængighederne
Åbn den udgående integration under Integrations på lønsystemets kort. Kontrollér, at økonomisystemet modtager lønkladden, og spørg dets ejer, hvordan de kan se, at bogføringen er lykkedes. Brug Impact til at finde andre registrerede applikationer og ejere, der skal inddrages. Kontrollér grundlaget for hver vigtig oplysning under Sources and gaps. Giv hvert åbent spørgsmål til en person, der kan afklare det. Se Kilder og evidens.
Vil du finde muligt overlap i resten af porteføljen, så åbn Business capabilities, vælg As-is og derefter App coverage. Hvis to applikationer understøtter løn, så undersøg, hvilke medarbejdergrupper og lønkørsler de hver især dækker. De to systemer kan løse forskellige opgaver. Se Forretningskapabiliteter.
Aftal næste handling
Åbn Rationalization, og se på Capability mapping. Analysen sammenligner op til 30 par, der har mindst to aktuelle kapabiliteter til fælles. Hvis 3 af 8 applikationer er knyttet til mindst én aktuel kapabilitet, mangler der kortlægning for 5. Alle arbejdsområdets applikationer indgår i de 8, også udfasede. Kun relationer til aktuelle kapabiliteter i arbejdsområdet tæller.
Under Annual cost basis kan du åbne hver kandidats faktaark. Beløbet samler årets licens, hosting, support og interne medarbejderomkostninger i arbejdsområdets valuta. Eksempelvis giver 100, 20, 30 og 50 i alt 200. Er medarbejderfeltet tomt, er den kendte delsum 150 fordelt på tre felter.
Et gemt nul kan være udfyldt automatisk. Atlas viser nullet og tilbageholder besparelsesestimater, hvis en kandidat har et nul eller et tomt omkostningsfelt. Ved begrænset økonomiadgang kan du stadig vurdere de fælles kapabiliteter. Når der foreligger et estimat, bør applikationsejeren gennemgå antagelserne, før I beslutter at udfase applikationen.
Hvis det ene lønsystem betjener timelønnede med ugeløn, og det andet betjener funktionærer med månedsløn, kan begge stadig have en opgave. Åbn Propose keeping both applications, vælg parret, og skriv den konkrete grund under Why keep both? Når du vælger Save proposal, får du en foreslået beslutning med link til begge applikationer. Du kan senere åbne den under Decisions på hvert faktaark eller finde den gennem MCP med find_decisions og læse den med get_decision_text.
TIME viser den registrerede retning. Tolerate betyder fortsat drift, Invest betyder videreudvikling, Migrate betyder, at opgaven flyttes til en anden løsning, og Eliminate betyder udfasning. Kombinér Lifecycle og TIME i Applications for at finde aktive systemer, der er markeret som Migrate. Brug Criticality til at prioritere, hvilke ejere du tager fat i først.
Når du vurderer udfasningskandidater under Decommissioning Planner, hjælper den foreslåede slutdato med at planlægge arbejdet. En realiseret besparelse kræver, at du sammenholder faktiske betalinger for en afgrænset periode med udgangspunktet. Hold det beløb adskilt fra årsestimatet.
Afslut gennemgangen med en beslutning, en ansvarlig og en beskrivelse af, hvad der stadig skal bekræftes. I løneksemplet kan økonomiafdelingen aftale at afstemme lønkladden fra den nye løsning mod den faktiske bogføring ved næste lønkørsel. Så har ejeren af økonomisystemet en konkret opgave, før I fastlægger en udfasningsdato. Vil du foreslå en ændring af modellen, så følg Change requests og review.